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LES RECOMMANDATIONS DE

LA COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE

 

(partie 2 - Recommandations 12 à 16)

 


12 - ÉTAT DES DETTES à jour de la réforme de 1994-1995

(A lire avec les recommandations n° 6, 8 et 9).

 

 

Améliorer la difficile application des règles en matière d'arrêté de comptes et exercices de garanties de paiement du syndicat.

 

Rappels :

 

·          le détail de la réglementation donc des sommes et indications devant figurer sur les documents échangés entre le notaire du copropriétaire, vendeur et syndic (afin de limiter les contentieux) notamment :

 

·          quote-part des charges encore dues

·          solde des avances ou provisions du vendeur

·          total annuel de la quote-part des charges de l'exercice précédent et budget prévisionnel adopté sur la base de créances liquides et exigibles

·          sommes qui seront dues suite à une décision prise mais non encore exécutée

 

La commission propose, à titre d'exemple, 2 modèles :

 

§          Etat daté conforme aux exigences de l'article 5 du décret du 17 mars 1967

§          Certificat conforme aux exigences de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965

 

 

13 - MISSION DU CONSEIL SYNDICAL :

 

 

Intérêt de relire les articles cités.

 

Constats :

·         rôle du Conseil Syndical pour le législateur : assurer dialogue et information entre copropriétaires et syndics

·         frilosité des rédacteurs de règlement de copropriété par rapport aux possibilités ouvertes par la loi

·         méfiance réciproque entre Syndics et Conseils Syndicaux

·         absence d'information et de formation des Conseillers syndicaux

·         désaffection de candidat au poste de conseiller syndical

 

L'avis concerne cinq thèmes :

 

1.. Mission du Conseil Syndical (assistance et contrôle)

 

·         pouvoir d'avis sur une liste de thèmes

·         recevoir des missions

·         auto saisine pour toute question intéressant le syndicat

 

Il est conseillé aux Syndics :

 

·         d'informer tout nouveau copropriétaire sur le rôle du Conseil Syndical

·         de ne pas faire obstacle à la mission du Conseil et l'associer autant que possible à la gestion

·         notifier l'avis obligatoire du Conseil aux copropriétaires en temps utile

 

au Conseil Syndical :

 

·          rappel de sa mission : veiller à l'intérêt collectif

·          faire connaître ses avis- prévoir dans le budget ses propres frais de fonctionnement

 

Notre commentaire :

 

·         l'adhésion à la CGL entre dans les frais de fonctionnement du Conseil Syndical.

 

2.. Institution, composition du Conseil :

 

Rappels :

 

·         désignation individuelle des conseillers syndicaux en Assemblée Générale,

·         durée du mandat maxi : 3 ans (incompatibilités, possibilité désignation judiciaire en l'absence de scrutin suffisant)

·         nombre de membres : librement fixé par le règlement ou la décision de l'Assemblée Générale

 

Conseil :

 

Composition aux rédacteurs de règlement de copropriété de prévoir des règles :

·         un nombre impair de membres >= à 3

·         prévoir des suppléants

 

Aux syndics :

·        en cas de nécessité : faire adopter les règles minimales de fonctionnement et de composition en même temps que la désignation des membres du Conseil.

 

Aux copropriétaires, dans leur choix pour constituer le Conseil :

·         prévoir la représentation des différents intérêts en place

·         savoir utiliser les compétences professionnelles des copropriétaires candidats.

 

3.. Fonctionnement du Conseil

 

Rappel :

·         très grande liberté d'organisation du fonctionnement dans la loi

 

L'avis préconise :

 

·         nomination du Président à la 1ère réunion du Conseil

·         mise en place des moyens d'assurer une information régulière des copropriétaires

·         assurer sérieusement son rôle (contrôle, assistance)

·         utiliser les délégations de pouvoir de l'assemblée

·         utiliser à bon escient la possibilité d'assistance par un technicien professionnel de son choix

·         respecter les règles fixées par le règlement ou l'assemblée en terme de frais de fonctionnement du Conseil.

 

Notre commentaire :

 

·         le technicien peut être, par exemple, un juriste de la CGL

 

4.. Au président du conseil :

 

Rappels :

 

·         se faire connaître du Syndic agir de concert avec le nouveau syndic

·         en cas d'action judiciaire visant la transmission des archives du syndicat : s'assurer que son nom figure sur le registre des mandats du professionnel pour être connu de l'organisme garant du syndic.

 

Vis-à-vis des Assemblées, avant la tenue :

 

·         mise au point conjointe (Conseil, Syndic) de l'Ordre du Jour et vérification des notifications appropriées.

 

Conseil Syndical / Assemblée Générale :

 

·         En cours d'assemblée : présentation d'un rapport sur les comptes, contrats et exécution, travaux…

 

5.. Responsabilité du Conseil  :

 

Rappels :

 

·        l'absence de responsabilité collégiale, responsabilité individuelle éventuelle

 

L'avis préconise :

 

·         l'extension de l'assurance de l'immeuble à la couverture responsabilité individuelle de chaque conseiller.

·         Règles spécifiques en présence de syndicat secondaire :

·         Composition du Conseil du syndicat principal : respect des règles impératives assurant la représentation du (des) syndicat(s) secondaire(s)

·         Choix des représentants du (des) syndicat(s) secondaire(s) : éviter les désignations provocatrices

·         Organiser une communication entre Conseils (principal et secondaire), réunion commune, échange de document

 

 

14 LIBELLE ORDRE DU JOUR OUVERTURE

  DE COMPTE BANCAIRE SEPARE

 

 

Rappels :

·         si le syndic n'est pas un professionnel, les fonds doivent être déposés sur un compte bancaire séparé

·         s'il est professionnel, le vote doit avoir lieu tous les 3 ans, même si la syndicat est déjà titulaire d'un compte spécifique

·         le délai d'exécution de la décision d'ouverture par le syndic est de 6 mois

·         il n'est pas possible de re-convoquer une assemblée pour faire statuer à la majorité simple

 

Cet avis développe deux thèmes :

 

Information des copropriétaires par le Syndic :

 

·         séparer la question de l'ouverture du compte bancaire séparé des autres points de l'ordre du jour

·         présenter avantages et inconvénients de chacune des solutions possibles (ouverture ou non)

·         éviter toute confusion entre le sous-compte du compte professionnel et un réel compte séparé au nom du syndicat

·         rappeler la liberté de choix du " banquier " par les copropriétaires.

 

Libellé de la question :

 

Pour éviter toute équivoque la Commission propose de distinguer entre deux situations :

 

·         si le compte séparé n'a pas été voté lors de la première désignation, elle propose :

·         un libellé type de point d'Ordre du Jour

·         un texte de délibération pour le procès-verbal avec décompte des votes pour, contre, abstention

 

Si un compte est déjà ouvert, elle propose :

 

·         un modèle de point d'Ordre du Jour proposant le maintien du compte

·         un texte de délibération "en fonction de la décision prise si celle-ci est : "la fermeture du compte"

 

 

15 - DÉSIGNATION DU SYNDIC, DURÉE DU MANDAT,

  REVOCATION,DEMISSION

 

Deux thèmes sont développés dans cet avis :

 

·         Désignation et durée des fonctions du Syndic


Rappel
:

 

·         la fonction de représentation du Syndic est prévue par un contrat de mandat à durée déterminée sans tacite ou automatique reconduction.


Conseils :

 

Désignation du syndic :

 

·         la Commission préconise "4 précautions pratiques" permettant une identification incontestable du professionnel choisi et désigné dans la résolution de l'assemblée.

 

Durée :

 

·         la Commission préfère l'adoption de dates fixes (début et fin) et déconseille fortement les formulations liant durée du mandat et future approbation des comptes parce que comportant des risques d'annulation de l'assemblée pour défaut de pouvoir du convoquant en cas de retard.

 

Révocation ou démission du Syndic

 

Cinq rappels intéressants à retenir :

 

·          le Syndic est révocable pour un motif exposé à l'Assemblée Générale et indiqué au professionnel. Décision prise à la majorité de l'article 25 pendant toute la durée du mandat (un an ou trois ans maxi)

 

·          le Syndic peut démissionner pendant cette période

 

·          ces deux "ruptures anticipées" de contrats s'opèrent "aux risques et périls" de celui qui en prend l'initiative : possibilité par l'autre partie s'estimant lésée, d'obtenir en justice des dommages et intérêts

 

·          dans les deux cas, le mandat cesse immédiatement sans que le Syndic puisse continuer sa mission même à minima : la "gestion des affaires courantes" est donc impossible

 

·          en cas de démission du Syndic sans convocation pour la désignation du successeur, tout copropriétaire peut saisir la justice en désignation d'un administrateur provisoire.

 

La Commission recommande :

 

En cas de révocation :

 

·          il est fortement conseillé à l'Assemblée Générale qui prononce la révocation de nommer un successeur pour éviter toute vacance du poste.

 

Dans ce cas, trois précautions sont à prendre :

 

·          séparer les deux questions dans l'Ordre du Jour (révocation et nomination d'un successeur),

·          s'assurer d'un vote séparé sur chaque point en séance

·          respecter l'obligation de "notification préalable" à tout copropriétaire des conditions essentielles du nouveau contrat.

 

Au Syndic souhaitant démissionner :

 

·         de prévenir si possible le Président du Conseil Syndical de son intention

·         de présenter sa démission en Assemblée Générale et de la convoquer de telle sorte qu'elle désigne un autre mandataire

·         de respecter "un préavis" avant l'entrée en vigueur de sa décision

 

Notre commentaire :

 

·         cette recommandation gagnerait à être connue. La suivre à la lettre éviterait bien des problèmes.

 

 

16 - TRAVAUX AFFECTANT LES PARTIES ET/OU

LES ÉQUIPEMENTS COMMUNS

 

à mettre en rapport avec n° 20 ("archives copropriété") et n° 10 ("remises de documents techniques" remis au syndic)

 


La recommandation aborde deux thèmes :

 

Le programme de travaux :

 

Rappel :

·         l'objet principal d'un syndicat est l'entretien du/ou des immeubles qui en dépendent. La Commission propose sept mesures qui ont pour but d'associer les membres du Conseil syndical aux différentes étapes de l'entretien de l'immeuble. Les principales concernent l'examen des bâtiments avec le Syndic, l'élaboration des différents calendriers de travaux, l'archivage des documents techniques.

 

La recherche et la désignation de l'entrepreneur :

 

Préconisation de l'établissement d'une procédure de désignation en trois temps :

 

·          1er temps : mise au point d'un descriptif des travaux et/ou recours à un architecte pour les travaux complexes.

 

·         2ème temps : distinction d'un montant au-dessous duquel le Syndic a le pouvoir de choix des entrepreneurs à solliciter.

·         Au-delà, elle recommande la mise en place d'une procédure de "mise en concurrence", à laquelle le Conseil syndical est largement associé.

 

La Commission décrit brièvement cette procédure.

 

·         trois choix par le Conseil Syndical ou l'Assemblée :

 

3 mesures visant, s'il y a délégation de pouvoir, à assurer la parfaite information du ou des organes et la transparence des offres (elle envisage une pluralité d'offres ce que ni la loi ni le décret n'imposent)

 

Notre commentaire :

 

·         Cette recommandation rappelle l'importance d'associer le Conseil Syndical aux décisions concernant les travaux.

·         Nous ne pouvons que vous encourager à vous appuyer sur ce texte.

 

 

 

 

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