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LES RECOMMANDATIONS DE

LA COMMISSION RELATIVE A LA COPROPRIETE

 

 

 

(partie 1 - Recommandations 1 à 11)

 

 

1 - CONVOCATIONS AUX ASSEMBLÉES

      GÉNÉRALES ET ORDRE DU JOUR

 

 L'avis donné souligne la distinction entre "question" et projet de résolution et propose de les séparer matériellement sous deux rubriques différentes :

 

Question à inscrire à l'ordre du jour :

 

·          Formulation précise excluant les formules vagues ou sujettes à interprétation

·          Séparation des questions

·          Éviter de faire figurer des projets de décisions insuffisamment préparés parmi les "questions diverses", bien que ces thèmes puissent être débattus sans faire l'objet de décision.

·          Les études ne pouvant être tranchées ou effectuées en assemblée doivent être signalées comme telles.

·          Le coût ou la limite maximale de leur réalisation par un tiers doit être notifié avec l'Ordre du Jour.

 

Renouvellement du syndic :

 

·          Rappel : le dépassement de la date de fin du mandat rend le Syndic impuissant à convoquer une Assemblée Générale

 

·          La Commission recommande la formulation "renouvellement du Syndic ou, désignation d'un nouveau Syndic" et la convocation des assemblées avant la fin de leurs mandats.

 

Approbation OU choix de contrat :

 

·         Conseil : les conditions essentielles de plusieurs contrats ou devis, l'avis du Conseil Syndical ou, à défaut celui du Syndic, SONT A NOTIFIER AVANT LA SEANCE.

 

·         Précisions utiles à faire lorsqu'il s'agit de donner mandat au Syndic pour mettre en jeu, en Justice, les garanties de constructeur (à peine de nullité des actions, les désordres doivent être précisés) (position confirmée par la Jurisprudence par la suite).

 

2 -DÉLAIS DE LA CONVOCATION

 

A l'ordre du jour complémentaire, à la délégation du droit de vote à un mandataire.

 

 

Délai pour envoi des convocations :

·         Conseil: prévoir un délai largement supérieur au délai légal pour réduire les risques d'annulation.

 

Ordre du jour complémentaire :

·          Rappel : possibilité de faire inscrire des compléments à l'Ordre du Jour dans les 6 jours de la convocation et obligation au Syndic de les notifier 5 jours avant l'assemblée.

 

·         Conseil au copropriétaire : ne pas attendre la réception de la convocation pour préciser au Syndic les questions qu'il veut voir débattre

 

·        Précision : le délai de 6 jours à compter de la réception débute le lendemain du jour de la première présentation du recommandé et rappelle l'utilité de joindre au complément d'Ordre du Jour tous les documents nécessaires pour permettre la prise de décision.

 

Délégation droit de vote :


·         Rappel : non validité des mandats nominatifs au Syndic

 

·         Conseil : pratique du pouvoir à personne désignée et, à défaut, remise des pouvoirs en blanc au Président du Conseil Syndical ou de Séance.

 

 

3 - IDENTIFICATION ET INFORMATION

      DES COPROPRIÉTAIRES :

 

C'est une liste de conseils pratiques visant à permettre au Syndic d'avoir les moyens d'établir en permanence une liste exacte et détaillée des copropriétaires.

 

Elle s'adresse principalement aux notaires.

 

4 -TENUE DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

 

·          Rappel : Nécessité de présence des copropriétaires aux Assemblées Générales (absentéisme), seul moyen légal d'obtenir l'adhésion à un projet, l'obligation du Syndic de convoquer au minimum une Assemblée Générale par an, avant la fin de son mandat.

 

Concerne sept thèmes :

 

1 Lieu de l'assemblée,

2 Tenue feuille de présence et du  bureau

   de l'Assemblée

3 Présidence de séance

4 Départ anticipé

5 Délibérations

6 Etablissement du procès-verbal d'assemblée

7 Notification du procès-verbal

 

1  Lieu de l'assemblée :

 

·         Conseil aux Syndics : à défaut de précision dans le règlement de copropriété, faire adopter une résolution fixant un autre lieu de rendez-vous que celui prévu par la loi : la commune de situation de l'immeuble.

 

2  Feuille de présence :

 

·         Rappel : la feuille de présence doit contenir des "informations suffisantes à l'identification" des copropriétaires présents et représentés.

 

·          Conseil aux syndics :

      - Vérification du nombre de voix détenu par chaque copropriétaire.

      - Validité des pouvoirs notamment par rapport au nombre de voix déléguées par votant

 

3..Rôle et tâches du Président de Séance :

 

·         Ouverture séance

·         Remise des mandats non nominatifs adressés au Syndic, aux copropriétaires intéressés

 

4..Vérification et authentification de la feuille de présence,

     et notamment :

 

·        Que les nouveaux copropriétaires remplacent les vendeurs

·        Que les représentants d'indivision ou d'usufruit soient mandatés

·         Les changements de domicile

·        Les documents joints aux notifications

·        Recommandation au copropriétaire quittant la séance avant la fin de l'assemblée de faire mentionner

     son départ et de donner pouvoir si nécessaire

 

5..Vérification de l'effectivité d'un vote sur tous les points

     de l'ordre du jour :

 

·         Proclamation des résultats

·         Indication de l'adoption ou du refus

      de chaque  résolution

 

6..Etablissement du procès-verbal

    (rôle du secrétaire de séance) :

 

·          Grande simplicité et concision, rédaction du texte de la résolution adoptée en veillant à la  plus grande conformité possible avec texte de l'Ordre du Jour

·          Exposé sommaire des points abordés n'ayant pas valeur de résolution

·          Mentionner les réserves formulées par les copropriétaires concernant la régularité des votes

·          Indiquer le résultat de chaque vote avec précision : voix pour, contre, abstention, nom des copropriétaires opposants, abstentionnistes

·          Indiquer que le nombre de voix sur une question nécessitant la "majorité renforcée" de l'article 26 n'a pas été atteint

·          Absence de résolution

 

7..Notification du procès-verbal :

 

·          Approuve la pratique de notification du procès-verbal à l'ensemble des copropriétaires

 

Conseil aux syndics :

 

·         Envoi des procès-verbaux au plus vite, sans attendre le délai légal de 2 mois.

·         Envoi en lettre simple aux copropriétaires ni absents ni opposants + rappel que les décisions d'Assemblée sont à exécuter immédiatement.

 

Notre commentaire :

 

§          Cet avis pourrait presque s'appeler "Petit guide du copropriétaire et du Président de Séance".

§          Il est clair, détaillé à bon escient et peut être d'une grande utilité aux copropriétaires.

§          A posséder absolument.

 

 

5 - PUBLICITÉ FONCIÈRE DES ÉTATS

      DESCRIPTIFS DE DIVISION

 

C'est une recommandation très technique, destinée aux promoteurs ou aux notaires. Elle porte sur le numérotage des lots, l'inscription d'hypothèque sur le sol avant division en volume et en cas de subdivision de lots.

 

 

6 -PRÉSENTATION DES COMPTES

     DE COPROPRIÉTÉ

 

L'avis conseille de REDUIRE LES DIFFERENCES DE PRESENTATION d'un Syndic à l'autre et d'en améliorer la clarté pour permettre à chaque copropriétaire de comprendre les budgets et comptes du Syndicat.

 

Propose :

·          une nomenclature commune des intitulés de catégorie de charges en distinguant charges communes générales, charges bâtiment, escalier ou entrée, d'ascenseur(s), de chauffage, eau froide, chaude, garage, place stationnement

 

Préconise :

·          le respect des nomenclatures et de la présentation des comptes d'un exercice sur l'autre

 

Souhaite :

·          l'envoi d'une notice explicative accompagnant la présentation des comptes.

·          une réduction maximale de l'usage des rubriques : divers, l'utilisation de ses modèles

·          Rappelle la responsabilité du syndic en matière d'élaboration du budget prévisionnel

 

 

7 - RÉPARTITION DES FRAIS DE

      CHAUFFAGE

 

La réglementation vise à faire des économies d'énergie par l'installation de système d'individualisation par logement de 50 % des seules dépenses de combustible.

 

Préconise au Syndic :

·         de vérifier l'applicabilité de la réglementation à (aux) l'immeuble(s), notamment au regard du seuil au-dessous duquel l'individualisation n'est pas obligatoire (40 F TTC/ m2 saison de chauffe 88/89 à actualiser par des coefficients de l'ADEME)

 

Puis, notification du résultat à l'Assemblée Générale , soit :

 

·          seuil non dépassé :

o        simple enregistrement du résultat

·          seuil dépassé :

o        provoquer une décision sur les modalités d'installation des appareils de mesure et de fonctionnement du système, relevés, nouvelle présentation des charges, le pourcentage représentant théoriquement la part des frais de combustible à répartir selon les mesures (majorité article 25-e).

 

Eventuellement :

·          rechercher des solutions permettant la réalisation d'économie d'énergie pour passer au-dessous du seuil.

 

 

8 - APPELS DE FONDS EXIGIBLES

      PAR LE SYNDIC  (Ce sont les sommes à lui payer)

 

 1) Provisions en cours d'exercice (d'année)

 

Rappel :

·         les 2 formes possibles de gestion financière du Syndicat (sans en préférer une), le choix devrait faire l'objet d'un accord entre Syndicat et Syndic

 

Préconise au Syndic :

·          de ne faire aucune avance de trésorerie et la fermeté dans les appels des sommes auxquelles il peut prétendre.

 

L'article 35 prévoit les sommes suivantes :

 

·          avance de trésorerie permanente

·          1/4 du budget prévisionnel en début d'exercice, 1/2 du budget en l'absence d'avance de trésorerie permanente

·          remboursement des dépenses faites, ou provisions trimestrielles

·          provisions spéciales pour travaux à venir

 

et l'article 37 : le 1/3 du devis estimatif des travaux urgents.

 

2) Avance permanente de trésorerie

 

Le Syndic doit :

·          provoquer une décision de l'assemblée sur le sort de l'avance

·          inciter le placement des sommes ayant la nature de "fonds de prévoyance"

·         publier au plus vite toute modification du règlement de copropriété à propos de "l'avance de trésorerie".

·          Elle devrait être un pourcentage du budget prévisionnel plutôt qu'un montant fixe.

 

3) Provisions spéciales travaux


            ·         à bien distinguer des autres sommes appelées et d'en tenir un relevé récapitulatif en fin de travaux.

 

Rappel :

·          possibilité, pour le Syndic, d'obtenir le paiement de l'intérêt légal par le copropriétaire défaillant par simple envoi d'une lettre recommandée.

 

Notre commentaire :

 

·          il arrive que des Syndics manquent de fermeté à l'égard des copropriétaires défaillants (qui ne sont pas toujours les "plus pauvres" !), mettant la copropriété en situation financière délicate. Cet avis est intéressant dans la mesure où il rappelle l'existence des outils à la disposition du syndic.

 

 

9 - INFORMATION RÉCIPROQUE DE 
      L'ACQUÉREUR  SYNDIC

     aux différents stades d'une   vente.

 

Remarque : le régime juridique modifié par la réforme de 94-95 a changé le détail des opérations à effectuer

 

Rappel :

·         La recommandation rappelle que le règlement de copropriété et l'état descriptif de division sont présumés connus par l'acquéreur.

 

Concerne quatre thèmes :

 

·          Notification des ventes au syndicat

·          Assistance aux assemblées générales

·          Charges restant dues

·          Information complémentaire vendeur acquéreur

 

C'est un rappel, aux différents acteurs d'une vente ordinaire, de leurs différentes obligations à tous les stades du projet.

 

A compléter par la lecture des recommandations "état des dettes et obligation de mentionner la superficie etc"

 

Notre commentaire :

 

·         cette recommandation pourrait s'intituler, selon nous, "petit guide pratique de la vente d'un bien en copropriété" à lire pour un copropriétaire vendeur ou acquéreur.

 

 

10 - REMISE DE DOCUMENTS TECHNIQUES

        AU SYNDIC

  

·          Ex. : plans, schémas, permis de construire, procès-verbal de réception des travaux, liste des intervenants   techniques par nature de travaux…

 

Rappels :

·         L'obligation du Syndic de "conservation" des archives du Syndicat. (voir recommandation n° 20)

·         Donner une liste utile à connaître bien que non exhaustive de ce que les archives doivent contenir

 

Propose :

·        De distinguer la liste concernant la période de première mise en copropriété d'un bâtiment neuf

     ou rénové, et celle faisant suite à des travaux postérieurs.

 

 

11-VENTES FORCEES INTERVEANT

      SUR UN  IMMEUBLE  EN COPROPRIÉTÉ


Très spécifiques et particulièrement techniques, elles s'adressent plutôt aux professionnels du droit et des collectivités publiques détentrices du droit de préemption et d'expropriation, (une partie des textes visés a été modifiée par la réforme de 1994-1995)  en cas de vente aux enchères, après expropriation ou exercice du droit de préemption

 

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